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[FOCUS CLIENT] Festival de la Roque d’Anthéron : retours d’expérience d’une ouverture de billetterie en mode COVID-19

C’est donc reparti, dans la foulée des cinémas, certains théâtres et lieux culturels ont rouvert leurs portes et leur billetterie en ligne. Pour ceux qui le souhaitent, et qui le peuvent surtout face aux restrictions sanitaires.

C’est le cas du Festival International de Piano de la Roque d’Anthéron qui a pu maintenir leur événement cet été. La 40e édition du festival fera place aux artistes français du 1er au 21 août 2020.

Camille Bapst chargée de Billetterie au sein du festival nous fait part de ses retours d’expérience d’une gestion de billetterie sous les contraintes du COVID-19.


FOCUS

Le festival ne prendra pas sa forme habituelle, ils ont dû réinventer et imaginer de nouvelles formules et de nouveaux usages.  Afin de respecter la règle de distanciation physique et les gestes barrières, ils ont repensé leur auditorium de plein air et réduit leur capacité d’accueil. Un parc de dix hectares en plein air est un atout de taille pour le festival.

« Jusqu’à présent nous travaillions sur 17 lieux différents. Pour cette saison, nous n’avons maintenu que le Parc du Château de Florans étant en plein air. Habituellement l’auditorium peut accueillir jusqu’à 2020 places, nous l’avons limité à 680 places. À cela nous avons rajouté l’espace Florans au sein du parc sur une jauge réduite également.»

C’est également un festival moins « international » que d’habitude. Entamée en plein confinement, la programmation était conditionnée par la fermeture des frontières, et les difficultés de déplacement. 

Auditorium – 2017

Et côté billetterie ?

Au lendemain de la décision prise du maintien du festival, les équipes en interne ont dû faire face aux différentes problématiques que soulève l’organisation d’un festival en plein COVID-19 : la capacité d’accueil maximum par concert, la gestion de la distanciation physique et l’accueil des publics.

« Les premières questions que l’on s’est posées ont été la gestion des flux, comment organiser la circulation des publics en faisant respecter la distanciation requise, de l’entrée du parc jusqu’à l’accès aux gradins tout cela dans le respect des normes de sécurité.»

Les simulations des circulations des publics dans les différents espaces ont été le maître mot. Des circuits bien définis d’un point A à un point B et des accès aux gradins à sens unique – une entrée et une sortie bien séparées – seront prévus afin d’éviter le croisement des flux et ainsi garantir la sécurité aux publics.

« Nous avons énormément travaillé avec les équipes durant le confinement pour anticiper au maximum les différents cas de figure.»

« Cette année, le contrôle d’accès va se faire plus en amont de l’entrée du parc, nous l’avons décalé par rapport aux années précédentes pour gagner de l’espace. Nous avons triplé les files pour assurer de plus grandes distances entre les publics avec un écart de près de 2 mètres entre chaque file d’attente.»

Côté placement, là aussi le respect de la distanciation physique sera garanti en condamnant 1 siège sur 2, pour assurer le mètre de distanciation entre chaque personne une fois assise. Tout cela en placement libre.

La gestion de l’équipe Billetterie également a été source de questionnement :

« Nous devions également définir comment maintenir les postes de travail en assurant le respect des normes de sécurité sanitaire, avec un roulement de l’équipe sans risque durant le festival et une organisation du partage des postes de travail.»

Le public au rendez-vous dès l’ouverture des réservations

Une fois ces éléments définis, le lancement des ventes s’est fait le 25 juin dernier en ligne et sur place. Le public était au rendez-vous dès l’ouverture des réservations. Afin de limiter au maximum le retrait des billets aux guichets, ils ont privilégié dans leur communication l’achat par Internet avec un envoi des billets par voix postale ou en e-billet.

« Le e-billet a été une nouveauté pour nous cette année. Nous l’avons mis en place durant le confinement.»

La principale difficulté qu’ils ont rencontrée cette année en raison de la situation, c’est qu’habituellement le public trouve toujours de la place aux concerts jusqu’au jour J. Désormais avec la limitation de jauge par concert, les places se font plus rares et les concerts ont affiché plus vite complet.

« Cela a perturbé les habitudes de nos publics et engendré beaucoup de déception. C’est une approche différente qu’il faut gérer.»

« Nous avons tous vécu une situation EXTRA-ORDINAIRE, le mot en prend ici tout son sens, avec beaucoup d’incertitudes et de questionnements. Mais à l’heure actuelle nous sommes tous très heureux d’en être là, aussi bien pour les artistes que le public. C’est une très grande fierté ! »

Nous leur souhaitons tout le meilleur !
40e édition du festival International de Piano de la Roque d’Anthéron du 1er au 21 août 2020